Оформление книги учета трудовых книжек образец

Содержание
  1. Оформляем книгу учета движения трудовых книжек
  2. Форма книги
  3. Замена регистрационного журнала
  4. Заполнение
  5. Требования к регистрационным журналам
  6. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения
  7. Титульный лист и бланки заполнения
  8. Оформление журнала
  9. Правила подписывания
  10. Правила ведения и исправления ошибочных записей
  11. Стоимость
  12. Книга учета трудовых книжек в 2020 году
  13. Требования к регистрационным журналам
  14. Правила заполнения книги
  15. Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения
  16. Ошибки в книге: их исправление
  17. Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
  18. 1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?
  19. 2.      Можно ли пропускать строчки?
  20. Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец
  21. Общие требования к журналу учета трудовых книжек
  22. Инструкция по заполнению книги учета
  23. Как внести исправления в книгу
  24. Ответственность за несоблюдение правил учета
  25. Книга учета движения трудовых книжек
  26. Требования к внешнему виду Книги
  27. Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек
  28. Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек
  29. Книга учета движения трудовых книжек: образец заполнения
  30. Какие движения нужно учитывать
  31. Книга учета: внешний вид
  32. Как заполнить книгу: образец
  33. Титульный лист
  34. Последняя страница
  35. Требования к хранению и оформлению журнала
  36. Ответственность за нарушение требований
  37. Как поставить пломбу
  38. ссылкой:

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Оформление книги учета трудовых книжек образец

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Источник: https://hr-portal.ru/article/oformlyaem-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения

Оформление книги учета трудовых книжек образец

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф.

Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит.

Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме.

Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Стоимость

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

  1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  2. Число страниц.
  3. Использование ламинированной бумаги.
  4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Оформление книги учета трудовых книжек образец

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

№ граф
1 графавносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.
2,3,4 графысодержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
5 графадолжна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
6 графавносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
7 графасодержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.
8 графасодержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
9 графаВносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
10 графасодержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
11 графаСумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
12 графаДата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора
13 графаследует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Оформление книги учета трудовых книжек образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13В зависимости от ситуации:
  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек

Оформление книги учета трудовых книжек образец

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spravka.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki-v-2019-godu/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Книга учета движения трудовых книжек: образец заполнения

Оформление книги учета трудовых книжек образец

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Какие движения нужно учитывать

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

  • ООО;
  • ПАО;
  • ИП;
  • общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

  1. Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
  2. Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
  3. Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
  4. Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
  5. Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
  6. Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

  • регистрации;
  • прием документа;
  • выдача на руки сотруднику;
  • отражение факта перемещения;
  • отражение факта хранения.

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

Книга учета: внешний вид

Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

  1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
  2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
  3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
  4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
  5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
  6. Наименование организации и отдела (при наличии).
  7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
  8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
  9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
  10. Дата выдачи (если работник увольняется).
  11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

  1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич. 
  2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
  3. Даты начала и окончания ведения.
  4. Общее количество внесенных записей.
  5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

  1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
  2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

Требования к хранению и оформлению журнала

Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:

  1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
  2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
  3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Подробнее о ведении и хранении документа:

Ответственность за нарушение требований

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Концы веревки после шнурования выходят за пределы пломбы на 7-10 см. Это необязательное требование, хотя на практике принято делать именно так в силу удобства. Формальных претензий к подобному способу пломбирования инспектор предъявить не может, поскольку правила или иные регламенты, определяющие эту процедуру, отсутствуют.

Если пломба отсутствует или документ ведется некорректно, содержатся неточности, описки, не все операции отражены в книге, ответственность определяется статьей 5.27 Кодексом об административных правонарушениях (суммы штрафов представлены в рублях).

сумма штрафаминимальный размермаксимальный размер
на должностное лицо5005 000
на ИП или юридическое лицо30 00050 000

Как поставить пломбу

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.

Последовательность работы следующая:

  1. Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
  2. Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
  3. После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
  4. Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
  5. Наклеить поверх них пломбу.
  6. Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Именно отсутствие в книге учета пломбы является самым распространенным нарушением, которое обнаруживают инспекторы при контроле движения трудовых книжек. Поэтому подобное условие игнорировать недопустимо.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek/

Указ и право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: