Ответ на факсограмму образец

Содержание
  1. Ответ на факсограмму высшего руководства
  2. Подобные документы
  3. Телефонограмма ответ образец
  4. Кто должен ставить подпись?
  5. / типовые документы / телефонограмма
  6. Телефонограмма: пережиток или реальность?
  7. Требования к оформлению
  8. Где регламентировать?
  9. Как написать факсограмму образец
  10. Приложение 37. Образец оформления телефонограммы
  11. Пример оформления принятой телефонограммы
  12. Ответ на факсограмму образец
  13. Факсограмма (факс)
  14. Образец оформления делового письма
  15. Другие рефераты по предмету Экономика
  16. Образец ответ на телефонограмму
  17. Телефонограмма: пережиток или реальность
  18. Телефонограмма – это что такое
  19. Правила оформления телефонограмм
  20. Типовые документы
  21. Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос
  22. Общие правила написания ответа
  23. Как ответить на телефонограмму образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений
  24. Телефонограмма
  25. Телефонограмма (образец заполнения)
  26. Ответ на факсогламму о присутствии
  27. Редакц. вариант
  28. Телефонограмма, факсограмма, телеграмма: документы с пометкой «срочно»
  29. Просклонять словосочетание согласно факсограмма по падежам
  30. Факсограммы
  31. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

Ответ на факсограмму высшего руководства

Ответ на факсограмму образец

Телефонограмма: пережиток или реальность?.

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом).

Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.

Подобные документы

    Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.курсовая работа , добавлен 22.12.2010Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.

Телефонограмма ответ образец

Только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой.

Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Кто должен ставить подпись?

Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?

/ типовые документы / телефонограмма

На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например: Принял. — Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова Тел.

923 28 22 11 час. 10 мин. Пример оформления телефонограммы ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления 20.08.97 № 46 образования Южного административного округа г.Москвы Битюковой Ю.И. 22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.

4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году. Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Департамента образования Правительства Москвы Л.В.Ковалев Передал. Инспектор И.О.Гаврилова Тел. 369 37 32 Принял.

Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова Тел. 154 32 18 13 час. 20 мин.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом).

Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.

Требования к оформлению

В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Фрагмент документа

Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. — М., 2003

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

Где регламентировать?

Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону (например, на уровне диспетчерских служб), сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.

За опытом можно обратиться к государственным службам, например, Федеральной миграционной службе РФ и Федеральной службе безопасности РФ, издавшим приказ ФМС России № 40, ФСБ России № 75 от 12.02.2013 «Об утверждении формы журнала телефонограмм и формы акта приема-передачи». Вопреки всеобщему мнению о том, что телефонограмма как вид документа отжила свое, этот приказ довольно «свежий».

Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству.

На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт.

Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение.

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации.

Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте — ваша организация должна решить сама.

Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.

Источник: https://automagically.ru/lishenie-prav/11954-otvet-na-faksogrammu-vysshego-rukovodstva.html

Как написать факсограмму образец

Ответ на факсограмму образец

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.

Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений и при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом его основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов, и должны быть напечатаны четким, разборчивым шрифтом.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста — по телефону. Записывается получателем; удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Рекомендации для передачи телефонограммы:

  • • передавать только краткую и срочную информацию;
  • • проверять правильность записи повторным чтением;
  • • не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);
  • • не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
  • • записывать их в специальный журнал или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм).

При передаче телефонограммы нескольким адресатам, к ней прилагают список учреждений и адресатов, а также номера телефонов, по которым ее передают.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Приложение 37. Образец оформления телефонограммы

Образец оформления телефонограммы

>Форма бланка заказа на машинописные работы
Приказ ГТК РФ от 26 февраля 1996 г. N 102 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Пример оформления принятой телефонограммы

Вложения или прикрепленные файлы

Текст сообщения

Заголовок сообщения

Сообщения электронной почты

Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.

Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид:

Где имя_пользователя – производное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя_домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@».

При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.

1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.

2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.

3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.

1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.

2. При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов.

4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.

2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.

3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.

4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).

АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления

ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской

13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии.

Зам.губернатора области О.М. Жданов

Читайте так же:  До какого числа переводят донорские деньги

Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75

Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения:Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 10619 —

| 7341 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Ответ на факсограмму образец

Ответ на факсограмму образец

[8] Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1 [10] Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства, позволил разработать формуляр-образец письма-ответа с необходимым набором реквизитов.

Факсограмма (факс)

Современные факсимильные аппараты передают листы формата А 4.

Существуют определенные требования к оформлению документов, передаваемых по факсимильной связи: − документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами (не рекомендуется отправлять документы, отпечатанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, на красной или серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью; не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа; на лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне); − ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче; − факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; − не допускается передавать по факсу документы, содержащие информацию ограниченного доступа.

Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе, — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствуй виду документа, и должны быть напечатаны четким, кою шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Образец оформления делового письма

Просим оплатить в течение . банковских дней . Мы будем благодарны, если Вы .

Качество продукции наша фирма гарантирует. Мы можем рекомендовать . Мы уверены, что Вы заинтересуетесь . К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам .

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за .

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за . Фирма оставляет за собой право обратиться .

условный или полный текст (содержание телеграммы); регистрационный номер (проставляется цифрами в конце текста телеграммы перед подписью без знака №, возможно сокращение «нр»); подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность).

Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ.

Другие рефераты по предмету Экономика

1. Пожалуйста введите слова с картинки:

ая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е.

выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.

Источник: https://yuridicheskayakonsulitatsiya.site/otvet-na-faksogrammu-obrazec-28149/

Образец ответ на телефонограмму

Ответ на факсограмму образец

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

Также было получено письмо-ответ на жалобу, и не только от прокуратуры, но и от руководства соцзащиты (по закону, могли этого и не делать), да еще и с извинениями. Кроме того, сотрудники несколько раз приносили их по телефону (что также не входило в их обязанности), признавали свои ошибки. Подобные действия в большинстве случае останавливают людей от дальнейших разбирательств.

8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка “Факс с досылкой” или “Факс без досылки”. Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается “Проект”.

[8] Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1 [10] Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.

Рекомендуем прочесть:  Документы для оформления собственности в новостройке

Телефонограмма: пережиток или реальность

Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации).

Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ).

Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Телефонограмма – это что такое

Когда почтальон приносит телеграмму, получателю необходимо расписаться в специальном квитке, указать свои должность, фамилию, а также дату и время получения телеграммы. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Особенности составления и оформления как документов.

Рекомендуем прочесть:  Образец ходатайства для получения вида на жительство

Телефонограмма (ТФГ) — запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Правила оформления телефонограмм

Пункт 28 поименовывает такую услугу и далее оговаривает условия ее предоставления. Вообще же первоисточником, как уже говорилось является ОКУН. Между прочим, обратите внимание: эта услуга, насколько мне известно, вообще не предоставляется операторами связи с передачей телефонограммы на мобильный телефон.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Типовые документы

Телеграмм, телефонограмм в территориальных органах федеральной службы исполнения наказаний (рекомендуемый образец заполнения).

Журнал доступен для бесплатного скачивания после просмотра небольшой рекламы. Перечень, формы и образцы документов еддс. Журнал учёта телефонограмм.

Образец — примерная форма оформления журнала принятых телефонограмм. Отметка об ознакомлении с телефонограммой (дата, время, ф.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке.

Другие объяснительные записки составляются по поводу каких — либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого — либо события, факта, поступка.

Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

Источник: https://corona-tv.ru/strahovanie/obrazets-otvet-na-telefonogrammu

Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Ответ на факсограмму образец

С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

  • приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
  • информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
  • просьбы направить представителей на выездные работы,
  • короткие отчеты,
  • запросы информации, не требующие приложений, и т.п.

цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.

4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.

2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».

Екатерина Каменева, главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»

Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).

Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

https://www.youtube.com/watch?v=bUnoOSC0QXg

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как ответить на телефонограмму образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений

Ответ на факсограмму образец

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Телефонограмма

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел.

924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял.

— Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел. 923 28 22 11 час. 10 мин.

Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ).

Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

  • Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Телефонограмма (образец заполнения)

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.

При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

Ответ на факсогламму о присутствии

Ответ на факсограмму образец

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом. От имени которого она предлагается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дат ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием и номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Редакц. вариант

Важно Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Чаще всего факсимильные сообщения составляются в виде писем. Исходящий факс готовят в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, предъявляемых к оформлению письма.

Телефонограмма, факсограмма, телеграмма: документы с пометкой «срочно»

Внимание Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается. Документы, предназначенные для отправки, полежат обязательному учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в организацию факсограммы подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные — немедленно. 4.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов а случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документально оформления.

Текст телефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Просклонять словосочетание согласно факсограмма по падежам

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу деловой корреспон­денции исходя из особенностей передачи информации. По кана­лам факсимильной связи передаются документы, срочно требую­щиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) — устройство, обеспечива­ющее преобразование графической информации на бумажном но­сителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи 7 — 1287 97 и прием — обратное преобразование. При использовании компью­теров в качестве факсимильных терминалов графическая информа­ция может быть представлена в форме файлов, хранящихся на уст­ройстве долговременной памяти вычислительной системы. Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи.

Факсограммы

  1. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
  2. После передачи информации документы возвращаются ис­полнителю с отметкой о дате и времени отправки.

    Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные — немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимиль­ные службы — телематические службы, предназначенные для пре­доставления услуг передачи документов (сообщений) между фак­симильными терминалами.

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись.

В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации; должность и фамилия лица, пописавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш».

Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. Телеграммы с одним и тем же текстом, и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, и подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

2. Передача оперативной информации в организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.

Факсимильные службы делятся на три категории: а) абонентские факсимильные службы — Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением); б) клиентская факсимильная служба — Бюрофакс; в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием — с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс — Телефакс,Телефакс — Бюрофакс). Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских фак­симильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других стра­нах. Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена в первую оче­редь для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств.

  • Документ для передачи по каналу факсимильной связи сда­ется с заявкой установленного образца, подписанной руководите­лем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
  • По каналам факсимильной связи передаются документы, тре­бующие срочной передачи информации.
  • К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
  • Объем передаваемого документа ограничивается (в соответ­ствии с инструкциями по делопроизводству в различных органи­зациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
  • Пример оформления факсограммы Факсограмма № 3-41/3 от 30.04.2006 Руководителям подрядных организаций по списку Предлагаю принять участие в ярмарке жилищно-коммунальных услуг, проводимой в рамках V Московской международной выставки «ДОРКОМЭКСПО-2006».

Важное преимущество факсимильной связи — отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов.

Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа — подлинника (до­говора, протокола, акта и т.д.).

Однако в большинстве случаев фак-сограммы служат средством оперативного ведения деловой пере­писки и оформляются с учетом требований, предъявляемых сред­ствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по дело­производству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представ­лении отчетных и статистических данных.

Источник: https://autostrahovka24.ru/otvet-na-faksoglammu-o-prisutstvii/

Указ и право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: