Служебные обязанности инженера по документообороту

Содержание
  1. Должностные обязанности специалиста по документообороту
  2. Должностные обязанности менеджера по документообороту
  3. Должностная инструкция главного специалиста по документообороту
  4. Должностная инструкция менеджера по документообороту в розницу
  5. Специалист по документообороту: должностные обязанности и права
  6. Должностная инструкция специалиста по документообороту
  7. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
  8. Специалист по документообороту – должностная инструкция
  9. Общие сведения о профессии специалист по документообороту
  10. Обязанности и ответственность специалиста по документообороту
  11. Права менеджера по работе с документацией
  12. Инструкция специалиста по работе с документами
  13. 1 Общие положения
  14. 3 Профессиональные требования
  15. 4 Права
  16. 5 Служебные взаимоотношения
  17. 6 Ответственность
  18. Служебные обязанности инженера по документообороту
  19. Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк
  20. Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов)
  21. Делопроизводитель – кто это?
  22. Навыки претендента на пост специалиста по документообороту
  23. Права специалиста по документообороту
  24. Заключение
  25. Инструкция специалиста по документообороту
  26. Должностная инструкция специалиста по работе с документами
  27. Менеджер по документообороту обязанности
  28. Должностная инструкция менеджера по документообороту
  29. Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Служебные обязанности инженера по документообороту

Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.004 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности :

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

[3]

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Я сам не знал столько, ну вот нарыл и скинул Вам, сори ссылку на то где нашел скинуть не могу, машинально закрыл и теперь найти не могу. Еще раз мой извинения.

Должностные обязанности менеджера по документообороту

После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

В течение рабочего дня специалист обязан: принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию; сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое; подготавливать документацию для рассмотрения управленцем; согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход; разрабатывать номенклатуры дел; проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело; контролировать своевременность подшивки документов в дел; оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов; проводить информационно-справочную работу;

После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту В течение рабочего дня специалист обязан: принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию; сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое; подготавливать документацию для рассмотрения управленцем; согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход; разрабатывать номенклатуры дел; проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело; контролировать своевременность подшивки документов в дел; оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам. 2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив. 2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________. 2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров. 2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность. 2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

Читайте так же:  Проводки по эквайрингу

Должностная инструкция менеджера по документообороту в розницу

4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  1. среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  2. стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  1. Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  2. Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  3. Уставом предприятия.
  4. ПВТР.
  5. Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  6. Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы.

… Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

Контролирует обеспечение подразделений периодическими

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.

6 Положение об Административном отделе XXX ; 255 Права Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 255.

1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.

3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

Источник: https://zolotaya-zvezda.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu/

Специалист по документообороту – должностная инструкция

Служебные обязанности инженера по документообороту

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту.

Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

  • систему организации делопроизводства;
  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

  • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu.html

Инструкция специалиста по работе с документами

Служебные обязанности инженера по документообороту

УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П. БезденежныхПАО «Трест»____________ П.П. Петров

«___»___________  г.

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).1.

2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.

1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:— законодательными актами РФ;— приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;— инструкцией по делопроизводству и работе архива;— установленными на предприятии нормами и правилами;— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;— положением об административном отделе.2 Должностные обязанностиСпециалист обязан:2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.2.5 Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.

2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:— структуру предприятия;— организацию делопроизводства на предприятии;— схемы документооборота;— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;— сроки и порядок сдачи дел в архив;— применение средств вычислительной и организационной техники;— правила внутреннего трудового распорядка;— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

4 Права

Специалист имеет право:4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.4.

3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).4.

5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.4.

6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. РублевСогласовано:Начальник юридического отдела С.С. СергеевНачальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Должностная инструкция специалиста

Вам также может понравиться

Источник: https://oformitely.ru/doljnostnaya_instrukciya_specialista_po_rabote_s_dokumentami.html

Служебные обязанности инженера по документообороту

Служебные обязанности инженера по документообороту

Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы.

Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т.

Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании. Скачать в. К списку должностных инструкций.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Должностная инструкция специалиста по документообороту
  • Должностная инструкция главного специалиста по документообороту
  • Должностные обязанности специалиста по документообороту
  • Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк
  • Работа для специалиста по документообороту
  • Служебные обязанности инженера по документообороту
  • Должностная инструкция менеджера по документообороту
  • Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов)

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:. Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:.

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:.

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

На должность менеджера по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в области делопроизводства от 1 года.

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией.

Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее. 1.

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией.

Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее. 1.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Правовые особенности оформления должностной инструкции специалиста по делопроизводству, пример и форма, а также бесплатные советы.

Найдено 45 вакансий На карте Сохранить поиск. Сортировать: по дате. Вакансии на карте. Магнит Фарма.

Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов)

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту командировка, отпуск, болезнь и др.

В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:.

.

.

Источник: https://potomsky.ru/finansovoe-pravo/sluzhebnie-obyazannosti-inzhenera-po-dokumentooborotu.php

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.

Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5.

С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Менеджер по документообороту обязанности

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

Менеджер по документообороту обязанности 1.2.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.

Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16.

Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu/

Указ и право
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: